Een groot feest organiseren: zo pak je het praktisch aan

Een groot feest organiseren is een hele klus. We hebben het dan niet over een verjaardag met 40 gasten, maar over een dorpsfeest of een complete feestweek met tienduizenden bezoekers. De organisatie daarvan regel je niet in twee weken. Hier gaan maanden van voorbereiding aan vooraf. Vaak is de organisatie voor de volgende editie al gestart als de versie van dit jaar nog moet beginnen. Plannen maken, vergunningen aanvragen, sponsors werven en vrijwilligers regelen, het kost allemaal heel veel tijd.

Artiesten boeken
Op een groot feest treden meestal artiesten op. Dat kunnen lokale helden zijn. Die zijn vaak allang blij met de kans om voor een groot publiek te staan. Maar er moeten ook een paar publiekstrekkers zijn. Artiesten die landelijk of in ieder geval regionaal bekend zijn. Bekendere artiesten worden geboekt bij Lukassen, het beste artiesten boekingsbureau in Nederland. Zij hebben een groot aantal Nederlandse artiesten in hun klapper staan. Je kunt zien welke dat zijn op de website. Elke artiest heeft een eigen pagina. Hier staat vermeld wat je van een optreden kunt verwachten en ook wat het tarief is. De tarieven zijn altijd voor een half uur optreden. Langer kan op aanvraag ook, maar dit moet worden overlegd. Als je een aanvraag indient dan zal het kantoor eerst de artiest benaderen. Die beslist uiteraard of het optreden kan worden bevestigd.

Veiligheidsmaatregelen
Bij elk groot evenement moet een veiligheidsplan worden ingediend. De organisatie moet aangeven welke maatregelen worden genomen om de veiligheid van de bezoekers te waarborgen. Vaak is daar de hulp van de politie bij nodig. Zij lopen vaak rond bij een evenement om een oogje in het zeil te houden. Dat kan te maken hebben met zakkenrollers, maar ook om direct in te kunnen grijpen als er een opstootje is of als iemand onderuit gaat als gevolg van te veel drank, geestverruimende middelen of gewoon door de warmte. Daarom moet er ook altijd een EHBO post zijn met gediplomeerde hulpverleners die direct assistentie kunnen bieden indien nodig.

De vergunning
Voordat je op de website van Lukassen.nl gaat kijken welke leuke artiesten op kunnen treden bij een groot feest op het dorpsplein, moet eerst de vergunning rond zijn. Die wordt verleend door de gemeente en moet elk jaar opnieuw worden aangevraagd. Doet de organisatie dat niet of niet op tijd, dan kan dat betekenen dat het feest letterlijk niet doorgaat. Ambtelijke molens draaien langzaam, daarom moet de aanvraag voor de vergunning minstens een half jaar of liefst nog eerder van tevoren worden ingediend. Pas dan kun je de op papier uitgewerkte plannen gaan uitvoeren, artiesten boeken en sponsoren werven. Als er toegangskaarten worden verkocht dan moet hiervoor een aparte vergunning zijn aangevraagd. De brandweer kan eisen stellen, zoals een maximum aantal mensen op de locatie. Zo kan de veiligheid van iedereen zo goed mogelijk worden gewaarborgd en verloopt het feest hopelijk zonder incidenten.