Besteed ondanks digitalisering voldoende aandacht aan offline documenten

Niet alleen bedrijven besteden steeds meer aandacht aan de digitalisering van processen en documenten. Ook particulieren bewaren hun foto’s, video’s en administratie steeds vaker uitsluitend digitaal. Door bestanden op verschillende plekken op te slaan, denk aan het op een externe harde schijf opslaan van een back-up, wordt voorkomen dat documenten niet meer te herstellen zijn bij een crash van de computer. Hoewel niet iedereen het tweemaal opslaan van bestanden op de juiste wijze oppakt, wordt er relatief veel aandacht aan besteed. Die aandacht krijgt het zorgvuldig bewaren van offline documenten veel minder. Heb jij bijvoorbeeld een brandwerende kluis in huis? In het geval van een noodsituatie heb je de tijd over het algemeen niet, om je fotoboeken en administratie nog bij elkaar te zoeken.

Brandwerende kluis helpt grote schade aan fotoboeken te voorkomen 

Het gebruik van een brandwerende kluis in huis biedt verschillende voordelen. In de basis helpt een klus de diefstal van waardevolle bezittingen te voorkomen. Leg er je laptop en tablet in, wanneer je bijvoorbeeld enkele dagen elders overnacht. Daar komt bij dat brandwerende kluis schade aan de administratie en bijvoorbeeld foto’s van vroeger tegengaat bij een brand in huis. Voor veel mensen zijn hun fotoboeken een van hun dierbaarste bezittingen. Niet voor niets; je hebt altijd de mogelijkheid nog eens terug te gaan in de tijd. Het kan overigens verstandig zijn deze foto’s te digitaliseren. Zo kun je ze op een computer en offline in een brandwerende kluis bewaren. Het verkleint de kans dat het beeldmateriaal verloren gaat.

Offline administratie bewaren in een kluis 

Niet alleen voor het bewaren van fotoboeken is de aanschaf van een brandwerende kluis interessant. Gebruik zo’n kluis bijvoorbeeld ook voor het opslaan van de administratie. De administratie zal niet het eerste zijn, waaraan je denkt wanneer er bezittingen verloren gaan bij een brand in huis. Toch is het van groot belang, dat je deze op een veilige plek bewaart. Denk bijvoorbeeld aan een situatie, waarbij je geen toegang meer hebt tot garantiebewijzen en bonnetjes van elektrische apparatuur. Niet alleen maakt dit het lastiger de schade vergoed te krijgen. Mochten er apparaten onbeschadigd blijven, dan wil je deze bij een defect op een later moment alsnog binnen de garantievoorwaarden kunnen laten repareren. Waar voor foto’s geldt dat het verstandig is deze in te scannen, geldt dat ook voor de administratie. Sla de documenten op je computer op.

Verdiep je in mogelijkheden om automatische back-ups te maken

Om te voorkomen dat bestanden op je computer verloren gaan bij een crash van het apparaat, is het verstandig om je te verdiepen in mogelijkheden voor het maken van een automatische back-up. Op internet kun je hier veel informatie over vinden. Sla de back-up op in de cloud, of op een externe harde schijf.