Raadsinformatiebrief. Reactie op het raadsonderzoek naar kostenoverschrijdingen Eemhuis

AMERSFOORT - Hieronder staat de Raadsinformatiebrief met de reactie van het college op het onderzoek van Policy Research Corporation naar de achtergrond van de kostenoverschrijdingen binnen het project Eemhuis. De brief is vrijdagmiddag verzonden

Titel

Reactie op het Raadsonderzoek Eemhuis van Policy Research Corporation.

Kennisnemen van

Onze reactie op het Raadsonderzoek Eemhuis van Policy Research Corporation.

Aanleiding

Op 23 november jl. heeft Policy Research Corporation (PRC) de resultaten van het Raadsonderzoek Eemhuis gepresenteerd. De afgelopen dagen hebben wij het rapport bestudeerd en onze eerste reactie geformuleerd.

Kernboodschap

De beschouwingen en conclusies van PRC zijn niet mis te verstaan en nemen wij zeer ernstig op. Wij zijn ontdaan over hoe dit heeft kunnen gebeuren. Hoewel projectrisico's onontkoombaar zijn en menselijke fouten eveneens, maakt dit rapport duidelijk dat er in dit dossier sprake is van falen op individueel en samenwerkingsniveau. De samenloop daarvan leidt tot een grote kostenoverschrijding op het Eemhuis.

Het college is en blijft verantwoordelijk, ook waar PRC aantoont dat er sprake is van collectief en individueel falen in de organisatie. Wij betuigen hierover spijt aan de Raad en inwoners van onze stad. De wethouder Cultuur heeft op 2 september jl. terecht haar conclusies getrokken. De uitkomst van het onderzoek bevestigt eveneens de noodzaak van de maatregelen die wij mede op advies van AT Osborne hebben genomen, nadat de mogelijke kostenoverschrijdingen bij het project Eemhuis bekend waren bij het voltallige college. Verdergaande maatregelen zijn nodig.

Voor ons weegt niet enkel de kostenoverschrijding zwaar. Waar het gaat om een juiste informatievoorziening aan de raad is de betrouwbaarheid en geloofwaardigheid van het openbaar bestuur in het geding. Ook hier zijn maatregelen noodzakelijk in structuur en werkwijze van onze gemeente. Daarbij is een juiste balans tussen doortastendheid en zorgvuldigheid van groot belang, zeker bij maatregelen met personele consequenties.

Het is extra schrijnend te moeten constateren dat in dit dossier ernstige fouten zijn voortgekomen uit zaken die op zichzelf kracht en kwaliteit inhouden. Zo heeft PRC aangegeven dat een deel van de late informatievoorziening voortkomt uit de inzet om niet enkel een probleem maar ook een oplossing te presenteren. Deze mindset in de ambtelijke organisaties dat het beter is om bij een eventueel probleem ook meteen een oplossing te bieden is wat ons betreft een belangrijke succesfactor voor de Amersfoortse manier van werken. Helaas heeft deze aanpak binnen de bijzondere omstandigheden waarin het Eemhuis zich bevond een tegengesteld effect gehad. Het willen vinden van een oplossing mag nooit leiden tot het niet tijdig agenderen van problemen.

Het is duidelijk - zeker in de huidige maatschappelijke en financiële situatie - dat werkwijzen moeten worden aangepast.

Wij hechten er aan hier expliciet uit te spreken dat wij, naast diepe spijt over aangetoond falen, nog steeds met grote waardering voor de deskundigheid en betrokkenheid onze organisatie bezien. Maar even expliciet is onze wens om daarin aanpassingen door te voeren zoals hieronder nader wordt toegelicht.

Tenslotte, het is van belang om vooraf aan te geven dat Amersfoort majeure projecten onderhanden heeft die passen bij de vitaliteit van een mooie, toekomstbestendige stad. Daarvoor zetten wij ons onverminderd in. Op basis van de doorlichting van de grote projecten (getoetst door AT Osborne) en de maatregelen die ons college daarna heeft genomen, is er geen aanleiding om de specifieke samenloop die bij het Eemhuis is opgetreden te projecteren op andere projecten. Wel zijn over de hele linie maatregelen nodig, teneinde extra te borgen dat de situatie van opgestapelde fouten zich niet nogmaals zal voordoen.

Hieronder gaan wij in op de bevindingen van PRC ten aanzien van bestuurlijke betrokkenheid, ambtelijke projectbeheersing en informatievoorziening aan de Raad.

Bestuurlijke betrokkenheid

PRC concludeert dat de projectopvolging, sturing en kritische reflectie van de portefeuillehouder Cultuur bij dit project onvoldoende was en deze ook niet verscherpte nadat de majeure problemen waren gemeld. Tevens hebben de onderzoekers vastgesteld dat de portefeuillehouder de overige collegeleden en de raad te laat heeft geïnformeerd.

Voor ons bevestigt het onderzoek dan ook in meerdere opzichten dat de portefeuillehouder Cultuur op 2 september jl. terecht haar verantwoordelijkheid heeft genomen door op te stappen. PRC bevestigt de conclusie dat daarbij zwaar weegt dat de portefeuillehouder niet voldoende kritisch is geweest bij het zorgvuldig voorbereiden van het Raadsbesluit van 15 februari 2011. Daaruit vloeit immers het grootste deel van de mogelijke kostenoverschrijding voort. Toen die kostenoverschrijding inmiddels onontkoombaar en haar bekend was gemaakt, heeft de portefeuillehouder niet gehandeld conform de basisregels van collegiaal bestuur en de actieve informatieplicht aan de Raad.

De onderzoekers concluderen dat het college op belangrijke momenten binnen het project Eemhuis alerter en kritischer had kunnen zijn. Het mag duidelijk zijn wij ook onszelf de afgelopen maanden die vraag indringend hebben gesteld. En hoewel wij alerter en kritischer hadden kunnen zijn, moeten wij u er op wijzen dat het onderzoek op dit punt zijn beperkingen kent. De discussie in het college is destijds wel gevoerd, maar niet vastgelegd. Gegeven de scope en opzet van het onderzoek van PRC kon dit daarom niet worden meegenomen in de analyse van de onderzoekers.

Besluiten worden door het college als geheel genomen en daarbij hoort dat we op dit en andere dossiers kritisch en alert op elkaar moeten zijn. In de besluitvorming rond dit dossier hebben wij de portefeuillehouder bevraagd, maar ook vertrouwd conform de uitgangspunten van collegiaal bestuur. Wij hebben haar niet gedwongen afdoende te bewijzen dat de inpassing van KAdE 'binnen planning en budget' gerealiseerd kon worden. Ook constateren we dat ons vertrouwen in de achterliggende ambtelijke deskundigheid onvoldoende was geborgd in structurele 'checks and balances'. Feit is daarmee dat rond het project Eemhuis de discussie binnen het college niet heeft geleid tot het voorkomen van de problemen en dus onvoldoende is geweest.

De vraag doet zich voor of de portefeuillehouder Financiën hier een extra verantwoordelijkheid heeft en hoe deze zich dan verhoudt tot de uitgangspunten van collegiaal bestuur. Nee, dat betekent niet dat hij alle optelsommen moet narekenen want het kunnen vertrouwen op informatie die door de ambtelijke organisatie en door de andere collegeleden wordt ingebracht, is hier het uitgangspunt. Dit blijft ook na het PRC rapport het uitgangspunt. En ja, de portefeuillehouder Financiën draagt vanuit zijn rol verantwoordelijkheid om alert te zijn en extra oog voor control te hebben. Maar ieder van de collegeleden draagt de volledige beleidsmatige en financiële verantwoordelijkheid voor de eigen portefeuille. Daarbij maken wij geen onderscheid tussen financiën en inhoud. Het feit dat één van ons de portefeuille Financiën heeft, doet niets af aan de eigen verantwoordelijkheid van ieder van de collegeleden, en de actieve informatieplicht indien kaders dreigen te worden overschreden.

Besluiten worden door het gehele college genomen, uitgaande van het onderlinge vertrouwen en collegiaal bestuur. Nu dat vertrouwen is geschaad is de portefeuillehouder Financiën degene die ingrijpt om vertrouwensherstel te borgen door middel van structurele aanpassingen, verscherpte control en checks and balances. De cijfers moeten namelijk onomstreden zijn.

Zoals vermeld in het onderzoek van PRC verloopt het delen van informatie op diverse andere dossiers goed en zijn we ons, nu verscherpt, bewust van het belang daarvan. Wij betreuren het dat u bij de Lentebrief niet bent geïnformeerd over de stand van zaken rond het Eemhuis en dat wij de toezegging om u over de voortgang steeds bij Lente- en Herfstbrief te informeren onvoldoende hebben bewaakt. De dreigende overschrijding van € 11,5 miljoen op de lopende begroting 2011 heeft ten onrechte al onze aandacht daarop gefocussed, zoals PRC al aangaf.

Ambtelijke projectbeheersing

De conclusies van de PRC over de ambtelijke projectbeheersing binnen het project Eemhuis zijn, ondanks alle goede bedoelingen, stevig. Door een zeer ongelukkige samenloop van kostenoverschrijdingen uit 2010, gebrekkig project- en risicomanagement, grote personele wisselingen, tijdsdruk, het ontbreken van een adequate onderbouwing van het voorstel om KAdE in te passen en de aard en complexiteit van het project Eemhuis, is eens en te meer duidelijk geworden hoe kwetsbaar de ambtelijke werkwijze in dit project is geweest. Mogelijke problemen binnen het project werden te laat of niet op waarde geschat. Het niet scherp sturen op risico's en tijdig agenderen van problemen door de ambtelijke top heeft, in samenhang met de sturing van de voormalig portefeuillehouder Cultuur, erin geresulteerd dat er niet tijdig is en kon worden ingegrepen. Daarbij mag niet onvermeld blijven dat ten tijde van de besluitvorming en uitvoering een ongekend grote bezuinigingsoperatie werd voorbereid door de ambtelijke organisatie en het college. Wij concluderen dat de aandacht teveel is uitgegaan naar deze operatie.

De reguliere controlemechanismen hebben binnen het project niet gefunctioneerd. Het niet goed sturen op risico's en onvoldoende betrekken van kritische massa binnen en buiten de ambtelijke organisatie hebben daarin een cruciale rol gespeeld. Hoewel het Eemhuis een complex project is in zeer bijzondere omstandigheden, vinden wij dat de maatregelen die wij hebben aangekondigd naar aanleiding van de doorlichting van de grote projecten verder moeten worden aangescherpt.

Daarbij weegt zwaar de conclusie dat het Raadsvoorstel van februari 2011 niet zorgvuldig is voorbereid. Evenals de conclusie dat de ambtelijke top de problemen in het project Eemhuis te laat geëscaleerd heeft en daarmee weinig politieke sensitiviteit heeft getoond. Wij merken wel op dat er onduidelijkheid blijft bestaan over de vraag of de voormalige portefeuillehouder Cultuur in mei nu wel of niet per telefoon en sms werd geïnformeerd over de ontstane problemen. Hoewel het onbevredigend is dat hierdoor zaken onduidelijk blijven en relevante context ontbreekt, accepteren wij dat het onderzoek op dit punt zijn beperkingen kent.

In de organisatie en in de werkwijze dient de rolduidelijkheid en functiescheiding versterkt te worden aangezet. Dit leidt tot aanpassing van de aansturing en controlemechanismen in de ambtelijke organisatie. Ook zullen rollen en verantwoordelijkheden op een aantal sleutelposities worden gewijzigd, verduidelijkt en aangescherpt om 'checks en balances' te versterken. Wat ons betreft leidt dit niet tot een bureaucratisering van de manier van werken, maar wel tot een verifieerbare risicogestuurde werkwijze binnen de grote projecten. Op welke wijze dit gevolgen heeft voor de organisatie zelf maakt onderdeel uit van het gesprek dat wij voeren met de leden van het GMT. Om de zorgvuldigheid die wij als werkgever moeten betrachten gestand te doen, zullen wij hierover op dit moment geen verdere mededelingen met uw Raad wisselen.

Informatievoorziening aan de Raad

PRC bevestigt de conclusie van AT Osborne dat een deel van de kostenoverschrijdingen bij het Eemhuis dateren uit de vorige collegeperiode. De Raad is onvolledig geïnformeerd bij het besluit in februari 2010 maar ook bij het besluit in februari 2011. Ook bent u in de beantwoording van uw vragen op 8 en 15 februari jl. op het verkeerde been gezet, kunnen wij achteraf concluderen.

Hoewel wij het Raadsvoorstel van februari 2011 tot wijziging van de invulling van het Eemhuis zoals gezegd wel degelijk uitgebreid hebben besproken, zijn wij toch onvoldoende kritisch en alert geweest op de onderbouwing. Wij stellen vast dat wij teveel hebben vertrouwd op degelijke voorbereiding van de ambtelijke organisatie en de toenmalige portefeuillehouder.

De conclusie dat u veel eerder dan 2 september jl. had moeten worden geïnformeerd onderschrijven wij. PRC laat op dit punt geen misverstand bestaan. Nadat op 29 augustus jl. het voltallige college is geïnformeerd door de gemeentecontroller en daarna door de portefeuillehouder Cultuur hebben wij u terstond op de hoogte gebracht en de afgelopen maanden op de hoogte gehouden.

Waar het gaat om een juiste informatievoorziening aan de Raad is de betrouwbaarheid en geloofwaardigheid van het openbaar bestuur in het geding. De Raad moet in staat zijn om haar controlerende en kaderstellende taken op goede wijze te kunnen vervullen.

Bij de aanpassingen die wij zullen doen in structuur en werkwijze van onze gemeente zijn deze positie en rol van de Raad nadrukkelijk in beeld.

Wij wisselen op 29 november aanstaande graag verder met u van gedachten over de inhoud van het PRC rapport, deze brief en de maatregelen die daaruit voortvloeien.

Burgemeester en wethouders van Amersfoort,

de burgemeester, L.M.M. Bolsius

de secretaris, H. Huitink